Säännöt

Kukkian Suojeluyhdistyksen säännöt

1 §                Yhdistyksen nimi on Kukkian Suojeluyhdistys ry ja kotipaikka Pälkäne.

2 §                Yhdistyksen toimialue on Kukkia-järvi lähiympäristöineen.

3 §                Yhdistyksen tarkoituksena on edistää ympäristön suojelua ja pyrkiä kokoamaan toimialueensa vesien suojelusta ja käytöstä kiinnostuneet toimintaan vesien säilyttämiseksi puhtaina ja kelvollisina virkistys- ja kalastuskäyttöön. Yhdistys pyrkii edistämään hyvän ympäristön kehittämistä ja säilyttämistä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

• Kokoaa saatavissa olevia tietoja toimialueensa vesien tilasta ja kaikista siihen vaikuttavista tekijöistä sekä teettää tutkimuksia edellä mainittujen seikkojen selvittämiseksi,
• harjoittaa suullista ja kirjallista valistus- ja neuvontatoimintaa järjestämällä kokouksia ja esitelmätilaisuuksia sekä edesauttamalla soveltuvan tietouden ja valistuksen levittämistä toimintapiirissään,
• tekee esityksiä epäkohtien poistamiseksi ja
• ylläpitää yhteyttä vesiensuojelu- ja muihin viranomaisiin ja yhteisöihin

4 §                Yhdistyksen jäsenenä voi olla yksityinen henkilö, oikeuskelpoinen yhteisö ja säätiö.

5 §                Toimintansa rahoittamiseksi voi periäy jäseniltään vuosittain jäsenmaksun, jonka suuruuden yhdistyksen kokous päättää vuosittain.

6 §                Yhdistys voi katsoa jäsenen eronneeksi, jos jäsen on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta vuosikokousta edeltäneeltä vuodelta.

7 §                Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, jossa on viidestä seitsemään (5-7) jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan vuosikokouksessa seuraavaksi toimikaudeksi siten, että toimikausi alkaa heti vuosikokouksen jälkeen.

Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan.

8 §                Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai kaksi hallituksen varsinaista jäsentä yhdessä.

9 §                Hallitus voi päättää yhdistyksen kaikenlaatuisen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.

10 §              Yhdistyksellä on toiminnantarkastaja ja hänellä varahenkilö.

Toiminnantarkastajan toimikausi alkaa vuosikokouksessa ja päättyy seuraavaan vuosikokoukseen.

11 §              Yhdistyksen tilikausi on 1.6. – 31.5. Tilinpäätös ja hallituksen laatima toimintakertomus sekä muut yhdistyksen hallintoa ja toimintaa koskevat asiakirjat on jätettävä toiminnantarkastajalle viimeistään 21 päivää ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee palauttaa edellä sanotut asiakirjat hallitukselle lausuntoineen viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

12 §              Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain 31.7. mennessä. Hallituksen niin päättäessä se voi kutsua koolle yhdistyksen kokouksia muulloinkin.

13 §              Hallitus kutsuu yhdistyksen kokouksen koolle ilmoittamalla kokouksesta vähintään 10 päivää ennen kokousta joko kullekin jäsenelle jäsenen ilmoittamalla osoitteella kirjeitse, sähköpostitse tai sanomalehti-ilmoituksella vuosikokouksen päätöksen mukaan.

Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat.

Yhdistyksen jäsenen esittämä asia voidaan käsitellä yhdistyksen kokouksessa, jos jäsen on kirjallisesti ilmoittanut esityksestä hallitukselle seitsemän päivää ennen kokouskutsun lähettämistä.

14 §              Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja muut kokousvirkailijat
2. käsitellään hallituksen laatima toimintakertomus, tilinpäätös ja mahdollinen toiminnantarkastajan lausunto sekä päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta
3. päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muista mahdollisista toimenpiteistä, joihin yhdistyksen kokousta edeltävän toimikauden hallinto saattaa antaa aihetta
4. päätetään hallituksen jäsenten lukumäärästä
5. valitaan hallituksen jäsenet
6. Päätetään, valitaanko yhdistykselle toiminnantarkastaja
7. valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö
8. määrätään alkavan toimikauden jäsenmaksun suuruus
9. vahvistetaan alkavaksi toimikaudeksi toimintasuunnitelma ja talousarvio
10. käsitellään mahdollisesti hallituksen ja jäsenen 13 §:ssä säädetyllä tavalla tekemät esitykset
11. käsitellään muut mahdolliset asia, jotka on kokouskutsussa mainittu

15 §              Yhdistyksen purkautuessa luovutetaan sen jäljellä olevat varat viimeisen yhdistyksen kokouksen päätöksen mukaisesti jollekin rekisteröidylle luonnonsuojeluyhdistykselle.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä Kukkian Suojeluyhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste on laadittu 2.11.2023. Viimeisin muutos 2.11.2023.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Kukkian Suojeluyhdistys ry käsittelee henkilötietoja, mitä henkilötietoja se kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.

Kukkian Suojeluyhdistys ry on sitoutunut suojaamaan kaikkien henkilöiden, kuten asiakkaiden ja käyttäjien yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja tietosuojalainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhdistyksen tarjoamiin palveluihin, sovelluksiin, järjestelmiin ja kanaviin.

1.    Rekisterinpitäjä
Kukkian Suojeluyhdistys ry, Piilolantie 7, 36910
Yritysnumero: 2560812-7

2.    Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja, katso yhteystiedot nettisivuilta

3.    Rekisterin nimi
Yhdistyksen asiakas- ja markkinointirekisteri

4.    Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys, asiakassuhde ja työsuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
– jäsenrekisteri
– tuotteiden ja palveluiden tilaaminen
– sidosryhmäsuhteiden hoito
– tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
– sidosryhmätyytyväisyys-, mielipide- ja markkinatutkimukset
– tuotteita ja palveluita koskevaan personoitu asiakaspalvelu ja kohdennettu asiakasviestintä ja palveluiden käytön seuranta
– markkinointiviestintä ja sen kohdentaminen sidosryhmille
– tietojen tilastointi ja käsittely
– lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
– riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen
– Kukkian Suojeluyhdistys ry omaisuuden sekä sidosryhmien turvallisuuden suojaaminen

5.    Rekisterin sisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, mahdollinen yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), mahdollinen verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja tuotteista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Kukkian Suojeluyhdistys ry säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhdistys tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Kukkian Suojeluyhdistys ry voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja yhteydenpitoon asiakassuhteen päätyttyä, tai jos rekisteröity on antanut yhteystietonsa esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä, antaessaan palautetta tai tilannut sähköisen uutiskirjeen. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Asiakkaan tunnistamista koskevat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai muutetaan sellaiseen muotoon, jossa henkilö ei ole niistä suoraan eikä epäsuorasti tunnistettavissa.

6.    Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, www-sivun vierailutietojen sekä sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7.    Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Kukkian Suojeluyhdistys ry käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Yhdistys voi myös käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyä varten. Yhdistys valitsee palveluntarjoajat huolellisesti ja varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja laillisesti. Yhdistys voi myös joutua hätä- tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi yhdistys voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli se on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli Kukkian Suojeluyhdistys ry on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa järjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietojen luovutus kolmansilla osapuolille tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla. Tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

8.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai talousalueen ulkopuolelle, Kukkian Suojeluyhdistys ry huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

9.    Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoja ei säilytetä lainkaan paperisena. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti Google Finland Oy:n toimesta, y-tunnus 0907346- 8 tai Yhdistysavaimen (Vitec Avoine Oy, 1935337-5) toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10.             Tarkastusoikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Kukkian Suojeluyhdistys ry rekisteri- ja tietosuojaseloste Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Tarkastuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Kukkian Suojeluyhdistys ry poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Kukkian Suojeluyhdistys ry rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua tai pyytää niiden poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän postiosoitteeseen. Pyynnössä tulee kertoa:
– Etu- ja sukunimi
– Syntymäaika tai Y-tunnus
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Kotiosoite
– Postinumero ja asuin- tai toimipaikka
– Päivämäärä ja paikka
– Allekirjoitus ja nimenselvennys
– Onko kyse tietojen tarkastamisesta, korjaamisesta, poistamisesta, siirtämisestä ja/tai niiden käsittelyn vastustamisesta tai rajoittamisesta
– Tieto, mihin rekisteriin pyyntö kohdistuu (esimerkiksi uutiskirje tai asiakaspalautejärjestelmä)

Pyynnön esittäjän tulee liittää mukaan kuva, jossa näkyy kasvot ja hän pitää henkilötodistusta kädessään, jotta voidaan täydellisesti todeta pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Pyynnön voi esittää vain omista henkilötiedoistaan. Puutteellisesti tehtyjä pyyntöjä ei käsitellä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Kukkian Suojeluyhdistys ry voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) lakisääteisen velvoitteen tai yhdistyksen lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvästä velvoitteesta, riita-asiasta tai vaateesta.

11.             Valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735

12.             Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kukkian Suojeluyhdistys ry kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.